Ben je het beu om steeds weer dezelfde documenten te uploaden en te e-mailen voor precies dezelfde soort vergadering? Om documenten en notities van de ene vergadering naar de andere te kopiëren?
Weet je zeker dat een teamlid niet “presentation_v22_final_2_reviewed(3).pptx” aan het bespreken is, terwijl jij dat vervangen hebt door “presentation_v22_final_2_reviewed(4).pptx”?
Lees hier waarom vergaderruimtesjablonen het leven een stuk makkelijker maken!
1. Je hoeft je documenten niet elke keer opnieuw te uploaden
Dit is echt tijdbesparend. Je hoeft je documenten slechts één keer te uploaden naar een vergaderruimtesjabloon en je kan aan de slag. Documenten die geüpload zijn in het sjabloon worden automatisch weergegeven in alle vergaderruimtes die gebaseerd zijn op dat specifieke sjabloon.
Naast het uploaden van documenten naar een sjabloon, kan je ook:
- Whiteboards met notities toevoegen.
- Privénotities maken.
- De standaardinstellingen voor vergaderruimtes wijzigen en delen.
Een extra tijdsbesparing. Wat is jouw excuus om nog geen sjabloon te maken?
2. Pas je vergaderruimtes automatisch aan per type klant en/of gesprekstype
Intakegesprekken met klanten van type A? Zorg ervoor dat de vergaderruimtes voorbereid zijn met jouw pitch voor cliënten van type A. Succesvol gesprek met klanten van type B? Voeg wat persoonlijke notities toe om er zeker van te zijn dat de juiste vragen beantwoord worden.
Je kan voor elk segment sjablonen op maat maken. Selecteer gewoon het juiste sjabloon bij het maken van een nieuwe vergaderruimte of voeg het juiste sjabloon toe aan een specifiek (team) afspraaktype.
Bijvoorbeeld:
Stel je voor dat je meestal dezelfde drie soorten gesprekken hebt: verkoopgesprekken voor grote klanten, follow-upgesprekken en “pandemische impact”-gesprekken waarvoor je vergaderruimtesjablonen A, B en C aanmaakt.
Voor elk type gesprek kan je een ander afspraaktype aanmaken: ‘verkoopgesprek’, ‘follow-up chat’ en ‘impactgesprek’. In de algemene instellingen van elk afspraaktype kan je respectievelijk vergaderruimtesjablonen A, B en C toevoegen.
3. Een meesterwerk gemaakt tijdens een vergadering? Sla het op als sjabloon.
Als je nog altijd niet zeker weet hoe je je vergaderingen moet indelen of hoe je een sjabloon vanaf nul moet opbouwen, kan je gewoon het perfecte moment afwachten om op de knop “opslaan als sjabloon” te drukken vanuit één van je vergaderruimtes.
4. Zorg voor consistentie in je teamvergaderingen
Heeft de wereldwijde pandemie gevolgen voor je klanten? Stuur een mail om afspraken te maken met je team. Vergaderruimtes worden voorzien van duidelijke instructies in privénotities en een paar powerpoints om hulp te bieden. Er is geen training nodig.
Het helpt niet enkel om steeds weer succesvolle vergaderingen te hebben; het zorgt er ook voor dat je teamleden tijdens het gesprek met de juiste en definitieve documenten werken.
Zijn er belangrijke vragen die je moet stellen tijdens een vergadering? Zorg ervoor dat de agenda op een whiteboard staat. Tips voor beginners? Voeg ze toe aan privénotities.
Je kan de vergaderruimtesjablonen als richtlijn voor je team instellen. Koppel dit aan een teamafspraaktype en het vergaderruimtesjabloon wordt gegenereerd voor al je teamleden wanneer er een afspraak is ingepland.
Op die manier krijgt elke klant dezelfde service en wordt er niets vergeten. Het maakt niet uit wie de online vergadering organiseert.
Bonus: Gebruik vergadersjablonen in vergaderruimtes gegenereerd door API.
Als je de API gebruikt om vergaderruimtes te genereren, kan je gewoon het “sjabloonId” specifiëren wanneer je de vergaderruimte aanmaakt.
Het sjabloon-ID kan gevonden worden in het sjabloonoverzicht. Een volledige handleiding over het gebruik van sjablonen via de API.
