Je klantenportaal, waar je klanten in aanraking komen met je service, is een belangrijk contactmoment tussen je organisatie en klanten.
Een probleemloze ervaring vanaf de eerste klik tot het laatste contact is noodzakelijk. En terecht. Uiteindelijk wil je dat je gebruikers terugkeren naar hun vertrouwde klantenportaal, je service gebruiken en aanvullende diensten kopen.
De meeste portalen worden op de volgende manier gebruikt:
Klant:
- logt in op het klantenportaal
- bekijkt de dashboards
- heeft geen idee wat de grafieken betekenen
- kan geen manier vinden om in contact te komen met iemand die de situatie kent
- logt uit op het portaal
- keert nooit meer terug
Daarna: terug naar Outlook. Klant:
- stuurt een e-mail om een afspraak te maken, wat resulteert in 4 heen-en-weer e-mails om een geschikte datum te vinden.
- neemt de telefoon op om te horen dat hij later moet terugbellen omdat de adviseur in vergadering is.
Fantastische gebruikerservaring? Twijfelachtig. Maar jij kan het fantastisch maken. Hoe? Lees verder!
Maak het makkelijk
Wanneer je klanten zich inloggen op je portaal, wil je zeker zijn dat ze de meest relevante dingen zien. Als ze twijfelen moeten ze contact kunnen opnemen met je organisatie.
Maak het makkelijk voor je gebruikers om contact op te nemen met hun adviseur. Als je hen de mogelijkheid geeft om direct een vergadering in te plannen in de agenda van hun adviseur, heeft dat 2 grote voordelen:
- de klant ervaart dat het veel efficiënter is dan het versturen van hun beschikbaarheid via e-mail. De relatie met de klant verbetert.
- de klant keert terug naar het portaal om een afspraak in te plannen wanneer dat nodig is. Ze zullen het portaal vaker bezoeken en daardoor vertrouwd raken met het gebruik van je portaal en diensten.
Afhankelijk van de voorkeuren van de klant kan je afspraken instellen voor online vergaderingen, op locatie of per telefoon.
Het kan perfect geïntegreerd worden in je klantenportaal met een minimale inspanning - Vectera doet het zware werk daar.
Maak het vertrouwd
Zodra de klant een afspraak heeft gepland met zijn of haar adviseur, ontvangt deze een bevestigingsmail met alle details van de afspraak.
De afspraak wordt toegevoegd aan de agenda van zowel de klant als de host. Op die manier past het proces mooi in het kalender- en e-mailproces waarmee de klant vertrouwd is.
Voor online afspraken creëert Vectera automatisch een klantspecifieke online vergaderruimte waartoe de klant toegang heeft via een eenvoudige URL. Ze ontvangen de URL via een e-mail en het wordt toegevoegd aan de afspraak in hun agenda.
Door de URL te openen, komt de klant in de lobby van de vergaderruimte terecht. Ze kunnen hun camera, microfoon en speaker controleren en genieten van de aanpasbare achtergrond.
Benut het volledige potentieel
Wanneer de klant klaar is om de vergaderruimte binnen te gaan, geeft de adviseur hem toegang. De vergaderruimte kan (automatisch) voorbereid worden met vooraf geüploade bestanden en notities. Nieuwe klanten pitchen met hetzelfde pitch deck? Enkele richtlijnen voor het adviseren van nieuwe medewerkers in de privénotities? Voorzie alles voor een soepel proces.
Zowel de klant als de adviseur kunnen hun scherm delen en een kwaliteitsvolle videovergadering houden. Of ze kunnen het houden bij ‘enkel audio’ (als hun kapsel echt niet goed zit).
Is de afspraak afgelopen? Geüploade bestanden, notities en opmerkingen blijven in de vergaderruimte, klaar voor de volgende afspraak met dezelfde klant.
Conclusie
Dankzij Vectera kan je je klantenportaal verrijken met slimme planning en online vergaderruimtes. Het is een belangrijk onderdeel dat uitstekende gebruikerservaring biedt met minimale inspanningen.
Wil je meer weten over hoe Vectera je portaal kan verrijken? Of gebruik je een klantenportaal en zou je graag willen dat Vectera aan je workflow wordt toegevoegd?
Maak een afspraak met ons en ontdek de flow zelf vanop de eerste rij.